Bljr MS Excel


excel1

Gambar di atas merupakan contoh diagram alir atau flowchart. Dibuat dengan ms-excel lebih mudah dariada di ms-word. Bentuk-bentuk shape lainnya dapat Anda pilih sendiri sesuai kebutuhan. Gambar di atas hanya contoh mudah dan sederhana.

Pemanfaatan secara maksimal penggunaan menubar “Drawing” yang biasanya dibagian bawah layar kerja, akan mempermudah pekerjaan kita. Daripada kita mesti menginstall program flowchart lainnya, misalnya Visio Drawing. Lebih kita maksimalkan program ms-excel yang sudah ada.

Dalam hal pencetakan juga akan lebih mudah, karena excel menyediakan menu “fit to page” menu dalam pencetakan.

Advertisements

Berikut ini cara mudah untuk membuat nomor urut di dalam excel. Penomoran ini tanpa embel-embel titik atau lainnya. Karena yang diperlukan adalah jenis number, bukan text. Karena kalau berupa text atau ada tambahan titik dibelakangnya tidak akan terurut oleh excel.

Mari kita praktekkan cara mudahnya berikut ini.

resize-of-aa
Langkah kedua sebagai berikut

resize-of-aaa
Dan langkah terakhir :

resize-of-sss

Anda tinggal ikuti petunjuk di gambar. Mudah untuk dilakukan bukan?

Sumber: Belajar Ilmu Komputer

Anda bisa mengubah baris menjadi kolom (dan kolom menjadi baris) dengan menyorot sel-sel yang akan Anda ubah, lalu klik kanan, pilih Copy.
Kemudian pilih sel baru tempat data akan dipindah, klik kanan, pilih Paste Special….
Dan terakhir beri tanda pada pilihan Transpose di kotak dialog Paste Special … tersebut.
Klik OK.
Selesai.

Catatan : tidak berfungsi untuk pilihan Cut, hanya untuk Copy.

Anda bisa lihat gambar di bawah ini:

row-all1

Separator atau format penulisan angka yang biasa dilakukan pada microsoft office excel sering kali memang membingungkan karena format default pada microsoft office excel adalah merupakan bukan format Indonesia. Dimana format Indonesia untuk pemisah nilai ribuan adalah tanda titik dan pemisah nilai desimal adalah tanda koma, sedangkan pada keadaan default microsoft office excel adalah dengan format pemisah nilai ribuan adalah tanda koma (,) dan pemisah desimal adalah tanda titik (.).
Berikut ini adalah penulisan angka dengan format default microsoft office excel.

separator-1

Nah sekarang bagaimana caranya agar mengubah format default microsoft office excel tersebut menjadi format Indonesia ? mudah koq… 🙂

Ikuti saja langkah berikut ini
Klik Menu Tools kemudian pilih Options sehingga muncul window/jendela Options seperti pada gambar berikut

separator-3

Klik tab International dan selanjutnya hilangkan tanda centang/contreng pada tulisan Use System Separators.
Kemudian pada Decimal Separator ganti dengan tanda koma (,) serta pada Thousands Separator ganti dengan tanda Titik (.) dan akhiri dengan klik OK.

separator-2

Hasilnya akan terlihat seperti dalam gambar di atas.

Selamat mencoba…

Sumber: Belajar Ilmu Komputer

Kadangkala kita membutuhkan beberapa tabel dengan format kolom yang sama, namun kita tidak tau bagaimana caranya sehingga mempermudah kita untuk membuat dua buah tabel atau lebih sekaligus di dalam microsoft excel.
Misalkan saja kita ingin membuat tabel karyawan yang dibedakan berdasarkan unit kerja dari karyawan tersebut misalnya di sheet1 tabel untuk Sales, sheet2 untuk administrasi. Tentu kedua tabel ini membutuhkan format kolom tabel yang sama, misalnya di kolom 1 untuk nomor urut, kolom 2 untuk nama karyawan, kolom 3 untuk alamat karyawan dan kolom 4 untuk kota.
Nah sekarang bagaimana caranya ? ikuti langka berikut ini
buka/open microsoft excel, dan perhatikan pada bagian bawah lembar kerja (sheet) excel ada beberapa nama sheet yang tertera disitu.
Setelah workbook excel sudah terbuka, maka pada keadaan default sheet1 adalah sheet yang aktif sedangkan sheet yang lain tidak aktif, jadi perlu diaktifkan sehingga apa yang akan di kerjaan di sheet 1 akan terekam juga di sheet lain yang sudah kita aktifkan.
cara mengaktifkan, dalam contoh ini kita mengaktifkan sheet2 (membuat group sheet1 dan sheet2). Tekan dan tahan tombol CTRL pada keyboard, kemudian arahkan penunjuk mouse pada sheet2 dan klik satu kali, perhatikan baris judul/bagian paling atas workgroup muncul informasi [Group] yang berarti kita telah membuat dan akan bekerja pada goup baru yaitu sheet1 dan sheet2.

sheetganda1

Setelah sheet2 aktif, sekarang anda sudah siap untuk membuat, mengetik apa saja, mengubah lebar kolom dan lebar baris di sheet1 dan dengan otomatis semuanya akan terekam di sheet2.
Sebagai contoh buatkan sebuah tabel seperti berikut, atur lebar kolom dan baris sesuaikan dengan kebutuhan.

sheetganda2

Setelah selesai membuat tabel, sekarang giliran kita untuk membuktikan apakah apa yang telah kita buat di sheet1 sudah tersimpan di sheet2 ?
caranya, klik satu kali pada sheet2 maka akan terlihat tabel yang sama persis dengan tabel di sheet1.
Untuk me-nonaktifkan kembali sheet2, tekan tombol CTRL dan tahan lalu arahkan penunjuk mouse ke sheet2 dan klik satu kali. Perhatikan pesan [Group] pada judul workgroup akan hilang.
Coba lakukan kembali dengan 3 atau 4 sheet sekalilgus.
Untuk bekerja dengan group, di sheet manapun anda bekerja maka di sheet-sheet lain yang aktif akan ikut terekam sama seperti apa yang kita kerjakan di salah satu sheet.
Selamat berkreasi

Sumber: Belajar Ilmu Komputer

Kenapa musti diketahui cara mengatur directory yang digunakan untuk penyimpnan file ? ini karena masih banyak pengguna (user) komputer khususnya yang masih pemula seringkali mengalami kehilangan file yang telah dibuatnya dari microsoft office excel atau dari program aplikasi lainnya, ini karena pengguna belum memahami fungsi dari folder itu sendiri, sehingga saat menyimpan file mereka (para pengguna) itu sendiri tidak tahu dimana aplikasi yang digunakan itu menyimpan file yang telah dibuat.
Untuk itu kita perlu menentukan folder yang mana yang harus kita simpan file agar sewaktu-waktu dibutuhkan kembali dapat dengan mudah ditemukan dalam direktori yang telah kita buat dan atur dalam microsoft office excel.
Bagaimana membuat folder ? bagi yang belum tau caranya bisa klik di sini untuk mebuat folder terlebih dahulu.

Setelah membuat folder kita kembali dalam microsoft office excel, dan melanjutkan dengan menentukan folder (folder yang telah dibuat) yang akan digunakan untuk menyimpan file-file dari microsoft office excel.
Caranya, klik Menu Tools – Options sehingga jendela atau window Options muncul seperti pada gambar berikut :

lokasi-file-excel-1

Pada window Options, klik tab General seperti terlihat dalam gambar yang sudah saya tandai dengan garis lingkar berwarna hijau.

lokasi-file-excel-2

Pada bagian bawahnya perhatikan tanda panah, di situ tertera Default File Location, yaitu pada c:\Documents and Settings (bila belum pernah diubah), ini menyatakan bahwa setiap file yang dibuat di microsoft office excel akan disimpan di folder ini.
Agar file yang dibuat di microsoft office excel tidak tersimpan di Documents and Settings, maka kita harus mengubahnya, sebagai contoh kita mengubah tempat penyimpanan file microsoft office excel pada directory TABEL yang berada di drive D.
Langkah berikutnya adalah menghapus default directory yang sedang aktif dan menggantinya menjadi D:\tabel kemudian klik OK. Lihat seperti dalam gambar berikut.

lokasi-file-excel-3

Selanjutnya apabila anda membuat tabel di microsoft office excel maka akan secara otomatis anda di arahkan untuk menyimpan file dalam directory TABEL pada drive D.
Selain menyimpan Default Directory tersebut menjadi tempat default untuk kita membuka dokumen/tabel yang pernah kita buat (Save dan Open).
Untuk membuktikan setelah mengaturnya coba jalankan perintah untuk menyimpan file dengan cara klik menu File – Save as atau Klik menu File – Open, maka kita akan di arahkan ke folder yang telah kita tentukan dalam jendela Options tadi.

Tips : sebaiknya semua dokumen/data tersimpan pada drive yang berbeda dari drive yang menyimpan sistem operasi, hal ini dimaksud agar apabila sistem operasi mengalami kerusakan atau terserang oleh virus tertentu yang menyebabkan drive tersebut harus di format ulang, maka data yang kita simpan tidak ikut terformat dan mempermudah back up data.

Selamat mencoba…
Sumber: Belajar Ilmu Komputer

Setiap perusahaan besar maupun kecil tentu mempunyai privatisasi, atau batasan-batasan tertentu dalam mengakses data berdasarkan jabatan yang seseorang atau hak akses yang di berikan kepada sorang karyawan.
Seperti contoh misalnya pada perusahaan perdagangan atau kita ambil contoh yang sederhana saja misalnya di sebuah toko penjualan alat-alat tulis kantor, tentu tidak semua orang boleh menentukan harga setiap item barang yang ada di toko tersebut.
Yang boleh mengubah menaikan atau menurunkan pada intinya adanya perubahan harga barang pad atoko tersebut sudah pasti harus di tentukan oleh seorang pemilik toko atau yang diserahkan wewenangnya untuk itu. Oleh karena itu sebaiknya data-data berupa daftar harga bagi setiap item atau barang yang ada di toko tersebut sebaiknya dilindungi atau istilah di komputer di sebut di proteksi. ada beberapa proteksi di komputer khususnya di excel dan lebih khusus lagi kita hanya membicarakan bagaimana cara memproteksi salah satu sheet pada excel.
Untuk memproteksi salah satu sheet pada excel ikuti langkah berikut ini.

Pertama buatkan sebuah tabel di sheet1 dengan ketentuan sebagai berikut :
pada cell/sel b3 ketik “Laporan Penjualan Barang” (tidak pake tanda petik)
pada sel B5 ketik “kode barang”
pada sel C5 ketik “nama barang”
pada sel D5 ketik “jumlah terjual”
pada sel E5 ketik “harga unit”
pada sel F5 ketik “total harga”

Sebagai data input (data yang harus di masukkan/input) adalah kolom “kode barang” dan “jumlah terjual” sedangkan nama barang dan harga perunit akan di peroleh dari sheet2 dengan menggunakan rumus vlookup. Ini dimaksud agar data berupa ketetapan harga satuan yang sudah ditentukan oleh pemilik toko atau seorang manajer tidak bisa diubah oleh seorang operator komputer. Jadi intinya seorang operator atau penginput data hanya bisa menginput data berupa kode barang dan jumlah barang yang terjual.
Tabel selengkapnya lihat gambar berikut.

excel_protect_sheet02

Setelah menyelesaikan tabel pertama, sekarang buatkan tabel kedua yang nantinya akan di proteksi sehingga hanya dapat diubah bagi orang yang memiliki hak untuk mengubah pada sheet2 dengan ketentuan sebagai berikut :

Pada sel B2 ketik “kode barang”
pada sel C2 ketik “nama barang”
pada sel D2 ketik “harga barang”
masukan semua data yang ada seperti contoh pada gambar berikut ini.

excel_protect_sheet41

Setelah selesai membuat kedua tabel yang ada di sheet1 dan sheet 2, maka sekarang buatkan rumus pada tabel pertama di sheet 1 sebagai berikut :

pada sel C6 ketik rumus : =VLOOKUP(B6,Sheet2!$B$3:$D$6,2)
copy kan rumus tersebut di sel C6 ke sel C7 sampai C17.

Pada sel E6 ketik rumus : =VLOOKUP(B6,Sheet2!$B$3:$D$6,3)
copy kan rumus tersebut di sel E6 ke sel E7 sampai E17.

Pada sel F6 ketik rumus : =D6*E6
copy kan rumus tersebut di sel F6 ke sel F7 sampai F17.

Selanjutnya kita harus memproteksi sheet2 agar tidak bisa di ubah lagi oleh siapapun selain kita yang mengetahui password itu saja yang bisa mengubah data yang ada di sheet2.
pertama adalah aktifkan dulu sheet2 dengan klik pada sheet2 lalu klik menu TOOLS dan pilih PROTECTION dan lanjutkan dengan klik pada PROTECT SHEET, maka akan tampil pada monitor menu seperti berikut :

excel_protect_sheet1

ketikan password yang gampang diingat untuk digunakan kembali sewaktu kita hendak mengubah data yang ada di sheet2 ini dan akhiri dengan menekan OK, sehingga terlihat permintaan untuk mengisi sekali lagi password yang sama.
Ketiklah password anda sekali lagi sebagai konfirmasi dan tekan OK.

excel_protect_sheet2

Setelah anda menekan OK maka sheet2 yang barusan di proteksi tidak bisa di ubah lagi data yang ada di dalamnya baik itu menghapus isi sel, mengubah isi sel, menghapus baris ataupun kolom, semuanya tidak akan bisa kecuali anda harus membuka kembali proteksi sheet tersebut.

Apabila anda mengtikan sesuatu ke dalam sheet2 maka akan muncul pesan seperti berikut.

excel_protect_sheet3

Bila anda ingin mengubah kembali data-data yang ada di sheet2 maka anda harus membuka proteksi sheet2 tersebut terlebih dahulu sebelum melakukan editing atau perbaikan pada sheet2 dengan cara klik menu TOOLS, PROTECTION dan klik UNPROTECT SHEET, selanjutnya masukan password yang dimiliki pada saat membuat password proteksi dan klik OK.

Selamat mencoba

Sumber; Belajar Ilmu Komputer

Next Page »